Privacy notice

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (il “GDPR”)

La presente pagina descrive le caratteristiche del trattamento dei dati personali degli utenti (gli “Utenti”) del sito web www.artshell.eu (il “Front Page”) e del dominio app.artshell.eu (tutte le pagine web sopra menzionate, congiuntamente, il “Sito”).

La presente informativa si applica al trattamento dei dati personali raccolti dal Titolare direttamente presso l’Utente (interessato) nel momento in cui si registra al Sito, così come ai dati personali degli Utenti acquisiti presso soggetti terzi che operano in qualità di titolari autonomi del trattamento e che comunicano i dati al Titolare in forza di vincoli contrattuali e commerciali con quest’ultimo.

Titolare del trattamento e dati di contatto del Titolare

Il titolare del trattamento è Artshell S.r.l., società attiva nel settore della gestione di opere d’arte e, in particolare, nello sviluppo di sistemi informatici per facilitare e semplificare le attività di gestione, catalogazione e condivisione di opere e collezioni artistiche.

Artshell S.r.l. ha sede legale in Via Carducci n. 8, 20123 Milano, C.F. e Partita IVA 10440980968 (di seguito “Artshell”, la “Società” o il “Titolare”).

Per qualsiasi dubbio sulle modalità con cui la Società tratta i dati personali è possibile contattarla all’indirizzo e-mail privacy@artshell.eu oppure per posta all’indirizzo Via Carducci n. 8, 20123 Milano.

Le informazioni contenute in questa pagina non si applicano a siti, app e contenuti di terzi, anche se accessibili dal Sito. In tali casi possono trovare applicazione le rispettive informative sul trattamento dei dati personali, che si consiglia di consultare prima di comunicare qualsiasi dato.

Modalità di raccolta dei dati e tipologie di dati trattati

Dati di navigazione raccolti automaticamente dal Sito: dati di accesso e navigazione

Ogniqualvolta gli Utenti accedono al Sito, i sistemi informatici e le procedure software preposte al suo funzionamento acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, dati di accesso e navigazione, quali, ad esempio: indirizzi IP o nomi a dominio dei dispositivi utilizzati dagli Utenti; indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste; orario della richiesta; metodo utilizzato per sottoporre la richiesta al server; dimensione del file ottenuto in risposta; codice numerico indicante lo stato della risposta del server; e altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Utente (i “Dati di Navigazione”).

Dati comunicati dagli Utenti per contattare il Titolare: dati anagrafici, di contatto e trasmessi volontariamente

Nella sezione “Contattaci” del Sito, previa conferma di aver preso visione della presente informativa, all’Utente che desideri entrare in contatto con il Titolare viene richiesto di comunicare, attraverso l’apposito modulo, nome, cognome, numero di telefono (facoltativo), indirizzo e-mail e gli altri dati personali eventualmente trasmessi volontariamente nel messaggio inviato al Titolare (i “Dati Richiesta”).

Tali dati sono richiesti per rispondere alle richieste degli Utenti, fornire informazioni e chiarimenti sui Servizi SaaS Artshell e suggerire all’Utente la soluzione più adatta alla propria attività.

Ai sensi dell’articolo 14 del GDPR, si informa altresì che, qualora Artshell venga contattata tramite social network (ad esempio Facebook®, Instagram® o LinkedIn®), i Dati Richiesta potranno essere trasmessi attraverso tali piattaforme. Per le informazioni relative ai trattamenti effettuati dai rispettivi gestori, si rimanda alle informative privacy pubblicate dagli stessi.

Il conferimento dei Dati Richiesta è volontario: senza tali dati gli Utenti possono continuare a navigare sul Sito, ma Artshell potrebbe non essere in grado di rispondere alle loro richieste o fornire le informazioni desiderate. I Dati Richiesta sono raccolti nella misura e secondo le modalità in cui vengono comunicati dagli Utenti.

Gli Utenti sono invitati a non comunicare dati personali di terzi, salvo che ciò sia necessario (ad esempio, qualora l’Utente che desideri ricevere informazioni da Artshell non disponga di un proprio indirizzo e-mail o di altri recapiti diretti). In tali casi, l’Utente è tenuto ad assolvere gli adempimenti previsti dalla normativa sulla protezione dei dati personali, inclusi, ove necessari, l’informazione dei terzi e la raccolta del loro consenso.

Dati comunicati dagli Utenti: dati anagrafici e di contatto per la creazione dell’Account Artshell

Dall’intestazione e dal piè di pagina del Sito è possibile accedere alla sezione “Login”, nella quale all’Utente viene richiesto, previa accettazione dei Termini e Condizioni di Licenza SaaS e della presente informativa, di comunicare nome, cognome e indirizzo e-mail (i “Dati Account”).

Tali dati sono richiesti per registrare un account che consenta di accedere a un’area riservata e di fruire dei servizi (i “Servizi SaaS”) offerti dalla piattaforma web o mobile denominata “Artshell” (la “Piattaforma”). Per fruire dei servizi a pagamento, con esclusione del piano gratuito “FREE”, è inoltre necessario fornire i dati relativi al metodo di pagamento e corrispondere il prezzo dell’abbonamento prescelto, secondo quanto previsto dai Termini e Condizioni di Licenza SaaS.

Il conferimento dei Dati Account è volontario: gli Utenti che non li forniscono possono continuare a navigare sul Sito, ma non potranno beneficiare delle funzionalità dell’area riservata e dei Servizi SaaS. I Dati Account sono raccolti nella misura e secondo le modalità in cui vengono comunicati dagli Utenti.

La sezione “Login”, nella quale vengono richiesti i Dati Account per l’iscrizione ad Artshell previa accettazione dei Termini e Condizioni di Licenza SaaS e della presente informativa, è accessibile anche tramite un collegamento generato e inviato da un altro Utente già titolare di un account Artshell, inclusi enti organizzatori di manifestazioni fieristiche digitali, associazioni, spazi senza scopo di lucro, collezioni private, musei, gallerie d’arte, istituzioni culturali, società di servizi per l’arte e organizzatori di eventi online, nonché ogni altro soggetto che, mediante i Servizi SaaS della Piattaforma, organizza eventi, mostre o manifestazioni in modalità digitale per finalità commerciali, promozionali o informative. Tale collegamento può essere inviato mediante i Servizi SaaS di Network, Chatting ed Eventi, come meglio specificato nei Termini e Condizioni di Licenza SaaS.

Gli Utenti sono invitati a non comunicare dati personali di terzi, salvo che ciò sia necessario (ad esempio, se chi desidera accedere all’area riservata non dispone di un proprio indirizzo e-mail o di altri recapiti diretti). In tali casi, l’Utente è tenuto a rispettare gli obblighi previsti dalla normativa sulla protezione dei dati personali, inclusi, ove necessari, l’informazione dei terzi e la raccolta del loro consenso.

Dati comunicati dagli Utenti: dati anagrafici e indirizzo e-mail per la newsletter

Gli Utenti possono iscriversi alla newsletter di Artshell comunicando i dati richiesti nel relativo modulo (i “Dati Newsletter”). Artshell utilizza tali dati per inviare comunicazioni informative e promozionali relative al mondo dell’arte, alle iniziative della Società e ai Servizi SaaS Artshell.

Ove ricorrano le condizioni di legge e in conformità alle scelte dell’Utente, le comunicazioni possono contenere pixel di tracciamento, vale a dire piccole immagini caricate da un server remoto che possono consentire di rilevare l’apertura del messaggio. I dati di interazione raccolti possono comprendere la data e l’ora di apertura, il numero di aperture, l’identificativo del destinatario e, in particolare, il suo indirizzo e-mail. Artshell potrà inoltre raccogliere informazioni sui collegamenti selezionati nelle e-mail mediante la tecnologia di click tracking.

Il conferimento dei dati necessari per ricevere la newsletter è facoltativo. Il rifiuto o la revoca del solo tracciamento non impediscono la ricezione delle comunicazioni, qualora permanga il relativo presupposto.

I Dati di Navigazione, i Dati Richiesta, i Dati Account e i Dati Newsletter sono di seguito congiuntamente definiti i “Dati”.

Cookie

Sul Sito sono utilizzate tecniche informatiche per l’acquisizione di informazioni mediante stringhe di codice, i cosiddetti “cookie”.

Per informazioni sui cookie attivi sul Sito e sui relativi trattamenti di dati personali, consultare la Cookie Policy.

Finalità e base giuridica del trattamento

Dati di Navigazione

I Dati di Navigazione sono utilizzati per monitorare il corretto funzionamento del Sito, comprendere in forma anonima e aggregata come il Sito viene utilizzato dagli Utenti al fine di migliorarne l’accessibilità e l’attrattività, nonché rilevare tempestivamente eventuali problemi tecnici.

Tali trattamenti trovano la propria base giuridica nel legittimo interesse della Società a migliorare i propri servizi digitali. Questo interesse risulta compatibile con la posizione degli interessati in quanto il monitoraggio del funzionamento del Sito e i dati statistici correlati al suo utilizzo non comportano identificazione diretta e il miglioramento delle prestazioni del Sito può essere ragionevolmente considerato anche nell’interesse degli Utenti.

Dati Richiesta

I Dati Richiesta sono utilizzati per rispondere alle richieste che gli Utenti trasmettono ad Artshell tramite il modulo disponibile sul Sito. A tal fine, è necessario che gli Utenti comunichino i propri dati anagrafici e di contatto, poiché, in mancanza, Artshell non potrà dare riscontro alle richieste.

Tale trattamento trova la propria base giuridica nella necessità di dare esecuzione a misure precontrattuali (ad esempio, rispondere a richieste di chiarimento sui Servizi SaaS) adottate su richiesta dell’Utente.

Dati Account

I Dati Account sono utilizzati per consentire la creazione di un account degli Utenti e l’accesso all’area riservata attraverso la quale è possibile fruire dei Servizi SaaS Artshell.

Tale trattamento trova la propria base giuridica nella necessità di dare esecuzione a un contratto di cui l’Utente è parte, ossia i Termini e Condizioni di Licenza SaaS.

L’indirizzo e-mail incluso nei Dati Account è inoltre utilizzato per inviare informazioni relative esclusivamente allo stato di avanzamento e alle funzionalità operative dei Servizi SaaS Artshell.

Questo ulteriore trattamento trova la propria base giuridica nel legittimo interesse della Società a informare gli Utenti in modo trasparente per favorire la corretta esecuzione del rapporto contrattuale. Esso risulta compatibile con la posizione degli interessati poiché le comunicazioni riguardano esclusivamente aggiornamenti e miglioramenti dei Servizi SaaS Artshell utilizzati dall’Utente.

Dati Newsletter

Artshell tratta i Dati Newsletter per (i) inviare agli Utenti che ne hanno fatto richiesta newsletter e comunicazioni informative o promozionali sui servizi, le attività e le iniziative della Società e (ii), ove siano attivi gli strumenti di tracciamento, analizzare le interazioni individuali con tali comunicazioni, al fine di misurarne l’efficacia e migliorarne il contenuto e la pertinenza.

Per l’invio di comunicazioni promozionali agli iscritti, la base giuridica è, di regola, il consenso dell’Utente, salvi specifici casi in cui trovi applicazione un diverso presupposto previsto dalla normativa. Per l’utilizzo di tracking pixel destinati a monitorare le interazioni del singolo destinatario, Artshell si basa, nei casi ordinari, sul consenso preventivo dell’interessato.

Il consenso al tracciamento nelle e-mail promozionali può essere raccolto insieme a quello all’invio delle comunicazioni. L’Utente può in ogni momento revocare il consenso a ricevere le comunicazioni oppure revocarlo limitatamente al tracciamento, continuando a ricevere le e-mail prive di tali pixel. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato precedentemente.

Destinatari della comunicazione dei Dati

I Dati possono essere comunicati a, e conosciuti da, dipendenti e collaboratori della Società debitamente istruiti sul trattamento, nonché da soggetti terzi che prestano servizi accessori o strumentali alle attività della Società, in relazione allo sviluppo, all’erogazione e alla gestione operativa del Sito e dell’area riservata, nominati responsabili del trattamento, ove applicabile.

Per la gestione delle newsletter e delle comunicazioni e-mail, Artshell può avvalersi di fornitori di servizi per l’invio dei messaggi, la gestione delle liste, la registrazione delle preferenze e, quando consentito, la misurazione delle interazioni. I fornitori che trattano dati per conto di Artshell operano sulla base delle istruzioni della Società e di accordi ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.

Inoltre, i Dati Account possono essere comunicati a soggetti terzi che trattano i dati in qualità di titolari autonomi del trattamento, quali, a titolo esemplificativo, enti organizzatori di manifestazioni fieristiche in modalità digitale, associazioni, spazi senza scopo di lucro, collezioni private, musei, gallerie d’arte, istituzioni culturali, società di servizi per l’arte e organizzatori di eventi online, nonché ogni altro soggetto che, mediante i Servizi SaaS della Piattaforma, organizza eventi, mostre o manifestazioni in modalità digitale per finalità commerciali, promozionali o informative. Si tratta di soggetti che, attraverso i Servizi SaaS della Piattaforma, hanno predisposto aree espositive accessibili tramite sezioni dedicate di login e previa accettazione dei rispettivi Termini e Condizioni e delle proprie informative privacy.

Luogo del trattamento e trasferimento dei Dati all’estero

Il trattamento dei Dati dell’Utente avrà luogo presso la sede della Società sopra indicata e i Dati saranno conservati su server situati all’interno dell’Unione europea.

Eventuali ulteriori trasferimenti di Dati verso Paesi che non beneficiano di una decisione di adeguatezza della Commissione europea e che, pertanto, non garantiscono un livello di protezione adeguato, avverranno soltanto previa adozione di opportune garanzie, quali, ad esempio, le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, oppure qualora ricorra una deroga prevista dalla normativa, come il consenso esplicito e informato dell’Utente o la necessità del trasferimento per eseguire un contratto con l’Utente, un contratto concluso nell’interesse dell’Utente o misure precontrattuali adottate su sua richiesta.

Modalità del trattamento, misure di sicurezza e periodo di conservazione dei Dati

I Dati sono trattati sia in forma cartacea sia con strumenti elettronici, informatici o automatizzati, mediante sistemi che ne assicurano la protezione, la sicurezza e la riservatezza.

La Società ha inoltre adottato specifiche e adeguate misure di sicurezza logiche, giuridiche, organizzative e tecniche per prevenire la perdita dei Dati, il loro uso illecito o non consentito e gli accessi non autorizzati.

I Dati di Navigazione, che non consentono l’identificazione degli Utenti secondo le modalità di trattamento adottate, non sono conservati per più di 7 giorni e vengono cancellati dopo la loro aggregazione, salve eventuali necessità di accertamento di reati da parte dell’Autorità giudiziaria competente.

I Dati Richiesta, utilizzati per rispondere alle richieste degli Utenti, sono conservati fino a 12 mesi dalla ricezione della richiesta.

I Dati Account sono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e per il periodo di prescrizione previsto dalla normativa applicabile.

I dati necessari per gestire l’iscrizione alla newsletter sono conservati per un periodo massimo di 24 mesi dall’iscrizione, salvo revoca anticipata del consenso e nei limiti applicabili. I dati relativi alla manifestazione e alla revoca dei consensi e delle preferenze sono conservati per 12 mesi. Alla scadenza, i dati sono cancellati o anonimizzati secondo le procedure adottate, fatti salvi gli obblighi di legge o le esigenze di tutela dei diritti nei limiti previsti dalla normativa.

I Dati possono essere conservati per periodi più lunghi ove necessario per adempiere a obblighi di legge o per assicurare la tutela giudiziaria dei diritti della Società, nel rispetto dei termini di prescrizione applicabili.

I diritti dell’Utente

Gli Utenti, in quanto interessati, godono dei diritti riconosciuti dal GDPR. In particolare, ai sensi degli articoli 12-23 del GDPR, hanno il diritto, alle condizioni previste dalla normativa, di chiedere l’accesso ai propri dati personali e informazioni sul trattamento, la rettifica, l’aggiornamento, la cancellazione e la limitazione del trattamento. Possono inoltre opporsi al trattamento e richiedere la portabilità dei dati, ossia ricevere i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

Gli interessati hanno il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca, e di proporre reclamo a un’autorità di controllo, in Italia il Garante per la protezione dei dati personali.

L’Utente può revocare in qualsiasi momento il consenso alla ricezione delle newsletter e, separatamente, richiedere che le ulteriori e-mail inviategli non contengano pixel destinati al tracciamento individuale. Le scelte possono essere gestite tramite il link presente in calce a tutte le comunicazioni o scrivendo a privacy@artshell.eu. La disattivazione del solo tracciamento non comporta la disiscrizione dalle comunicazioni. Restano fermi i diritti riconosciuti dal GDPR e la possibilità di proporre reclamo al Garante.

I diritti sopra indicati possono essere esercitati in qualsiasi momento con una semplice richiesta al Titolare, inviata per e-mail a privacy@artshell.eu oppure per posta all’indirizzo Via Carducci n. 8, 20123 Milano.

Per ulteriori informazioni o chiarimenti sui diritti menzionati è possibile contattare la Società ai medesimi recapiti.

La Società potrà modificare la presente informativa per adeguarla a futuri ampliamenti o modifiche del Sito o dell’applicativo SaaS.

Informazioni aggiornate in data 28 ottobre 2026.

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Pursuant to Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 (the “GDPR”)

This page describes how the personal data of users (the “Users”) of the website www.artshell.eu (the “Front Page”) and of the app.artshell.eu domain are processed (all the aforementioned web pages are hereinafter jointly referred to as the “Website”).

This privacy notice applies to personal data collected by the Data Controller directly from Users (data subjects) when they register on the Website, as well as to Users’ personal data obtained from third parties acting as independent data controllers and disclosing such data to the Data Controller on the basis of contractual or business relationships.

Data Controller and contact details

The Data Controller is Artshell S.r.l., a company operating in the field of art management and, in particular, in the development of IT systems designed to facilitate and streamline the management, cataloguing and sharing of works of art and art collections.

Artshell S.r.l. has its registered office at Via Carducci No. 8, 20123 Milan, Italy, Tax Code and VAT No. 10440980968 (hereinafter “Artshell”, the “Company” or the “Data Controller”).

For any questions about how the Company processes personal data, please contact us by e-mail at privacy@artshell.eu or by post at Via Carducci No. 8, 20123 Milan, Italy.

The information on this page does not apply to third-party websites, apps or content, even where accessible from the Website. In such cases, the relevant third parties’ own privacy notices may apply. Users are encouraged to review those notices before providing any data.

Methods of data collection and categories of data processed

Navigation data automatically collected by the Website: access and navigation data

Whenever Users access the Website, the IT systems and software procedures used to operate it automatically acquire access and navigation data during their normal operation. Such data may include IP addresses or domain names of the devices used by Users; URI (Uniform Resource Identifier) addresses of the requested resources; the time of the request; the method used to submit the request to the server; the size of the file returned; the numerical code indicating the server response status; and other parameters relating to the User’s operating system and IT environment (the “Navigation Data”).

Data provided by Users to contact the Data Controller: identification, contact and voluntarily submitted data

In the “Contact us” section of the Website, Users wishing to contact the Data Controller are asked, after confirming that they have read this privacy notice, to provide their first name, surname, optional telephone number, e-mail address and any other personal data voluntarily included in their message (the “Request Data”).

These data are requested in order to respond to Users’ enquiries, provide information and clarification about Artshell SaaS Services and recommend the most suitable solution for their activities.

Pursuant to Article 14 of the GDPR, where Artshell is contacted through social networks (for example Facebook®, Instagram® or LinkedIn®), Request Data may also be transmitted through those platforms. For information about the processing carried out by the relevant platform operators, please refer to their respective privacy notices.

Providing Request Data is voluntary. Users who do not provide such data may continue to browse the Website, but Artshell may be unable to respond to their requests or provide the information sought. Request Data are collected to the extent and in the manner in which Users submit them.

Users are asked not to provide personal data relating to third parties unless necessary (for example, where a User requesting information does not have an e-mail address or other direct contact details). In such cases, the User is responsible for complying with applicable data protection requirements, including informing the third parties and obtaining their consent where required.

Data provided by Users: identification and contact details for creating an Artshell Account

Users can access the “Login” section from the Website header or footer. In that section, after accepting the SaaS Licence Terms and Conditions and this privacy notice, Users are asked to provide their first name, surname and e-mail address (the “Account Data”).

These data are required to register an account enabling Users to access a restricted area and use the services (the “SaaS Services”) offered through the web or mobile platform known as “Artshell” (the “Platform”). To use paid services, other than the free “FREE” plan, Users must also provide payment details and pay the applicable subscription price in accordance with the SaaS Licence Terms and Conditions.

Providing Account Data is voluntary. Users who do not provide them may continue to browse the Website but will not be able to use the restricted area or SaaS Services. Account Data are collected to the extent and in the manner in which Users provide them.

The “Login” section, where Account Data are requested for registration after acceptance of the SaaS Licence Terms and Conditions and this privacy notice, can also be accessed through a link generated and sent by another User who already has an Artshell account. Such Users may include organisers of digital art fairs, associations, non-profit spaces, private collections, museums, art galleries, cultural institutions, art-service providers and organisers of online events, as well as any other entity that, through the SaaS Services of the Platform, organises digital events, exhibitions or shows for commercial, promotional or informational purposes. Links may be sent using the Network, Chatting and Events SaaS Services, as described in the SaaS Licence Terms and Conditions.

Users are asked not to provide personal data relating to third parties unless necessary (for example, where a person wishing to access the restricted area does not have an e-mail address or other direct contact details). In such cases, Users must comply with applicable data protection requirements, including informing the third parties and obtaining their consent where required.

Data provided by Users: identification details and e-mail address for the newsletter

Users may subscribe to the Artshell newsletter by providing the data requested in the relevant form (the “Newsletter Data”). Artshell uses these data to send informational and promotional communications about the art world, the Company’s initiatives and Artshell SaaS Services.

Where permitted by law and in accordance with the User’s choices, communications may contain tracking pixels, i.e. small images loaded from a remote server that may make it possible to detect when a message is opened. Interaction data collected may include the date and time of opening, the number of times a message is opened, the recipient’s identifier and, in particular, their e-mail address. Artshell may also collect information about links selected in e-mails using click-tracking technology.

Providing the data necessary to receive the newsletter is voluntary. Refusing or withdrawing consent to tracking alone does not prevent Users from continuing to receive communications where there is a valid legal basis for doing so.

Navigation Data, Request Data, Account Data and Newsletter Data are hereinafter collectively referred to as the “Data”.

Cookies

The Website uses technologies that collect information through code strings, commonly known as “cookies”.

For information about cookies used on the Website and the related processing of personal data, please see the Cookie Policy.

Purposes and legal bases of processing

Navigation Data

Navigation Data are used to monitor the proper functioning of the Website, to understand in anonymous and aggregated form how Users use the Website in order to improve its accessibility and appeal, and to detect technical problems promptly.

The legal basis for such processing is the Company’s legitimate interest in improving its digital services. This interest is compatible with the position of data subjects because the monitoring of Website operation and the associated statistical data do not involve direct identification, and improving Website performance may reasonably be considered to benefit Users as well.

Request Data

Request Data are used to respond to enquiries that Users submit to Artshell through the form available on the Website. For this purpose, Users must provide identification and contact details; without them, Artshell cannot respond to their requests.

The legal basis for this processing is the necessity of taking pre-contractual steps at the User’s request, such as responding to specific enquiries about SaaS Services.

Account Data

Account Data are used to create User accounts and enable access to the restricted area through which Artshell SaaS Services are provided.

The legal basis for this processing is the necessity of performing a contract to which the User is a party, namely the SaaS Licence Terms and Conditions.

The e-mail address included in Account Data is also used to send information exclusively concerning the status and operating features of Artshell SaaS Services.

The legal basis for this additional processing is the Company’s legitimate interest in keeping Users informed transparently so that the contractual relationship can be performed properly. The processing is compatible with the position of data subjects because these communications concern only updates and improvements to the Artshell SaaS Services used by the User.

Newsletter Data

Artshell processes Newsletter Data to (i) send newsletters and informational or promotional communications about the Company’s services, activities and initiatives to Users who have requested them and (ii), where tracking tools are enabled, analyse individual interactions with such communications in order to measure their effectiveness and improve their content and relevance.

As a general rule, the legal basis for sending promotional communications to subscribers is the User’s consent, except where a different legal basis is permitted under applicable law. In ordinary cases, Artshell relies on the data subject’s prior consent to use tracking pixels that monitor individual recipients’ interactions.

Consent to tracking in promotional e-mails may be collected together with consent to receive the communications. Users may withdraw consent to receive communications at any time or withdraw consent only to tracking, while continuing to receive e-mails without such pixels. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out before consent was withdrawn.

Recipients of Data

Data may be disclosed to and accessed by the Company’s employees and collaborators who have received appropriate processing instructions, as well as third-party providers of services ancillary or instrumental to the Company’s activities in connection with the development, provision and operation of the Website and its restricted area, appointed as data processors where applicable.

For the management of newsletters and e-mail communications, Artshell may use service providers to send messages, manage mailing lists, record preferences and, where permitted, measure interactions. Providers processing data on Artshell’s behalf act on the Company’s instructions and under agreements pursuant to Article 28 of the GDPR.

Account Data may also be disclosed to third parties acting as independent data controllers, such as organisers of digital art fairs, associations, non-profit spaces, private collections, museums, art galleries, cultural institutions, art-service providers and organisers of online events, as well as any other entity that, through the SaaS Services of the Platform, organises digital events, exhibitions or shows for commercial, promotional or informational purposes. Such entities may establish dedicated exhibition areas through the Platform’s SaaS Services, accessible through their own login sections and subject to acceptance of their respective terms and conditions and privacy notices.

Place of processing and international transfers of Data

Users’ Data will be processed at the Company’s registered office stated above and stored on servers located within the European Union.

Any additional transfers of Data to countries without an adequacy decision issued by the European Commission, and which therefore do not ensure an adequate level of data protection, will be carried out only subject to appropriate safeguards, such as the standard contractual clauses approved by the European Commission, or where an applicable statutory derogation exists. Examples include the User’s explicit and informed consent, or a transfer necessary to perform a contract with the User, a contract concluded in the User’s interest or pre-contractual steps taken at the User’s request.

Methods of processing, security measures and Data retention periods

Data are processed in paper form and using electronic, IT or automated tools, through systems designed to ensure their protection, security and confidentiality.

The Company has also adopted appropriate logical, legal, organisational and technical security measures to prevent Data loss, unlawful or unauthorised use and unauthorised access.

Navigation Data, which do not allow Users to be identified under the processing methods adopted, are not retained for more than 7 days and are deleted after aggregation, except where required for investigations by the competent judicial authorities.

Request Data used to respond to Users’ enquiries are retained for up to 12 months from receipt of the relevant request.

Account Data are retained for the duration of the contractual relationship and for the applicable statutory limitation period.

Data required to manage newsletter subscriptions are retained for a maximum of 24 months from subscription, unless consent is withdrawn earlier and subject to applicable limits. Records documenting the granting and withdrawal of consent and preferences are retained for 12 months. Upon expiry of the applicable period, the data are erased or anonymised in accordance with the procedures adopted, except where retention is required by law or necessary to protect rights within the limits permitted by applicable legislation.

Data may be retained for longer periods where necessary to comply with legal obligations or protect the Company’s rights in legal proceedings, subject to the applicable limitation periods.

Users’ rights

As data subjects, Users enjoy the rights granted by the GDPR. In particular, under Articles 12–23 of the GDPR and subject to the conditions laid down by law, they may request access to their personal data and information about processing, rectification, updating, erasure and restriction of processing. They may also object to processing and request data portability, meaning the receipt of personal data in a structured, commonly used and machine-readable format.

Data subjects have the right to withdraw their consent at any time without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal, and to lodge a complaint with a supervisory authority, in Italy the Italian Data Protection Authority (Garante per la protezione dei dati personali).

Users may withdraw their consent to receive newsletters at any time and may separately request that future e-mails sent to them do not contain pixels intended for individual tracking. These choices may be managed using the link in the footer of all communications or by writing to privacy@artshell.eu. Disabling tracking alone does not unsubscribe Users from communications. All rights granted under the GDPR, including the right to lodge a complaint with the Data Protection Authority, remain unaffected.

The above rights may be exercised at any time by sending a simple request to the Data Controller by e-mail to privacy@artshell.eu or by post to Via Carducci No. 8, 20123 Milan, Italy.

For further information or clarification about these rights, Users may contact the Company at the same addresses.

The Company may amend this privacy notice to reflect future extensions or changes to the Website or the SaaS application.

Information updated on 28 October 2026.

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Conformément aux articles 13 et 14 du Règlement (UE) 2016/679 (le « RGPD »)

La présente page décrit les caractéristiques du traitement des données à caractère personnel des utilisateurs (les « Utilisateurs ») du site web www.artshell.eu (la « Front Page ») et du domaine app.artshell.eu (l’ensemble des pages web susmentionnées étant ci-après conjointement dénommées le « Site »).

La présente politique s’applique au traitement des données à caractère personnel collectées par le Responsable du traitement directement auprès de l’Utilisateur (personne concernée) au moment de son inscription sur le Site, ainsi qu’aux données à caractère personnel des Utilisateurs obtenues auprès de tiers agissant en qualité de responsables du traitement distincts et communiquant les données au Responsable du traitement dans le cadre de relations contractuelles et commerciales avec ce dernier.

Responsable du traitement et coordonnées du Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Artshell S.r.l., société active dans le secteur de la gestion des œuvres d’art et, en particulier, dans le développement de systèmes informatiques destinés à faciliter et simplifier les activités de gestion, de catalogage et de partage d’œuvres et de collections artistiques.

Artshell S.r.l. a son siège social Via Carducci n° 8, 20123 Milan, Italie, code fiscal et numéro de TVA 10440980968 (ci-après « Artshell », la « Société » ou le « Responsable du traitement »).

Pour toute question concernant les modalités selon lesquelles la Société traite les données à caractère personnel, il est possible de la contacter à l’adresse e-mail privacy@artshell.eu ou par courrier à l’adresse Via Carducci n° 8, 20123 Milan, Italie.

Les informations contenues dans la présente page ne s’appliquent pas aux sites, applications et contenus de tiers, même lorsqu’ils sont accessibles depuis le Site. Dans de tels cas, les politiques de confidentialité respectives peuvent s’appliquer ; il est recommandé de les consulter avant de communiquer toute donnée.

Modalités de collecte des données et catégories de données traitées

Données de navigation collectées automatiquement par le Site : données d’accès et de navigation

Chaque fois que les Utilisateurs accèdent au Site, les systèmes informatiques et les procédures logicielles assurant son fonctionnement acquièrent, dans le cadre de leur fonctionnement normal, des données d’accès et de navigation telles que, par exemple : les adresses IP ou noms de domaine des appareils utilisés par les Utilisateurs ; les adresses URI (Uniform Resource Identifier) des ressources demandées ; l’heure de la requête ; la méthode utilisée pour soumettre la requête au serveur ; la taille du fichier obtenu en réponse ; le code numérique indiquant l’état de la réponse du serveur ; ainsi que d’autres paramètres relatifs au système d’exploitation et à l’environnement informatique de l’Utilisateur (les « Données de Navigation »).

Données communiquées par les Utilisateurs pour contacter le Responsable du traitement : données d’identification, de contact et données transmises volontairement

Dans la section « Nous contacter » du Site, après avoir confirmé avoir pris connaissance de la présente politique, l’Utilisateur souhaitant contacter le Responsable du traitement est invité à communiquer, au moyen du formulaire prévu à cet effet, son prénom, son nom, son numéro de téléphone (facultatif), son adresse e-mail ainsi que toute autre donnée à caractère personnel éventuellement transmise volontairement dans le message adressé au Responsable du traitement (les « Données de Demande »).

Ces données sont demandées afin de répondre aux demandes des Utilisateurs, de fournir des informations et des précisions concernant les Services SaaS Artshell et de proposer à l’Utilisateur la solution la plus adaptée à son activité.

Conformément à l’article 14 du RGPD, il est également précisé que, lorsque Artshell est contactée par l’intermédiaire de réseaux sociaux (par exemple Facebook®, Instagram® ou LinkedIn®), les Données de Demande peuvent être transmises au moyen de ces plateformes. Pour toute information relative aux traitements effectués par leurs gestionnaires respectifs, il convient de se référer aux politiques de confidentialité publiées par ces derniers.

La communication des Données de Demande est facultative : sans ces données, les Utilisateurs peuvent continuer à naviguer sur le Site, mais Artshell pourrait ne pas être en mesure de répondre à leurs demandes ou de leur fournir les informations souhaitées. Les Données de Demande sont collectées dans la mesure et selon les modalités dans lesquelles elles sont communiquées par les Utilisateurs.

Les Utilisateurs sont invités à ne pas communiquer de données à caractère personnel de tiers, sauf lorsque cela est nécessaire (par exemple, lorsque l’Utilisateur souhaitant recevoir des informations de la part d’Artshell ne dispose pas de sa propre adresse e-mail ou d’autres coordonnées directes). Dans de tels cas, l’Utilisateur est tenu de respecter les obligations prévues par la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, notamment, lorsque cela est nécessaire, d’informer les tiers concernés et de recueillir leur consentement.

Données communiquées par les Utilisateurs : données d’identification et de contact pour la création du Compte Artshell

Depuis l’en-tête et le pied de page du Site, il est possible d’accéder à la section « Login », dans laquelle l’Utilisateur est invité, après acceptation des Conditions générales de licence SaaS et de la présente politique, à communiquer son prénom, son nom et son adresse e-mail (les « Données du Compte »).

Ces données sont demandées afin de créer un compte permettant d’accéder à un espace réservé et de bénéficier des services (les « Services SaaS ») proposés par la plateforme web ou mobile dénommée « Artshell » (la « Plateforme »). Pour bénéficier des services payants, à l’exception du forfait gratuit « FREE », il est également nécessaire de fournir les données relatives au moyen de paiement et de régler le prix de l’abonnement choisi, conformément aux dispositions des Conditions générales de licence SaaS.

La communication des Données du Compte est facultative : les Utilisateurs qui ne les fournissent pas peuvent continuer à naviguer sur le Site, mais ne pourront pas bénéficier des fonctionnalités de l’espace réservé ni des Services SaaS. Les Données du Compte sont collectées dans la mesure et selon les modalités dans lesquelles elles sont communiquées par les Utilisateurs.

La section « Login », dans laquelle les Données du Compte sont demandées pour l’inscription à Artshell après acceptation des Conditions générales de licence SaaS et de la présente politique, peut également être accessible au moyen d’un lien généré et envoyé par un autre Utilisateur disposant déjà d’un compte Artshell, notamment des organismes organisateurs de manifestations et foires numériques, associations, espaces à but non lucratif, collections privées, musées, galeries d’art, institutions culturelles, sociétés de services dédiées au secteur de l’art et organisateurs d’événements en ligne, ainsi que tout autre organisme qui, au moyen des Services SaaS de la Plateforme, organise des événements, des expositions ou des manifestations sous forme numérique à des fins commerciales, promotionnelles ou informatives. Ce lien peut être envoyé au moyen des Services SaaS Network, Chatting et Événements, comme précisé dans les Conditions générales de licence SaaS.

Les Utilisateurs sont invités à ne pas communiquer de données à caractère personnel de tiers, sauf lorsque cela est nécessaire (par exemple, lorsque la personne souhaitant accéder à l’espace réservé ne dispose pas de sa propre adresse e-mail ou d’autres coordonnées directes). Dans de tels cas, l’Utilisateur est tenu de respecter les obligations prévues par la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, notamment, lorsque cela est nécessaire, d’informer les tiers concernés et de recueillir leur consentement.

Données communiquées par les Utilisateurs : données d’identification et adresse e-mail pour la newsletter

Les Utilisateurs peuvent s’inscrire à la newsletter d’Artshell en communiquant les données demandées dans le formulaire correspondant (les « Données Newsletter »). Artshell utilise ces données pour envoyer des communications informatives et promotionnelles relatives au monde de l’art, aux initiatives de la Société et aux Services SaaS Artshell.

Lorsque les conditions légales sont réunies et conformément aux choix de l’Utilisateur, les communications peuvent contenir des pixels de suivi, c’est-à-dire de petites images chargées depuis un serveur distant permettant de détecter l’ouverture du message. Les données d’interaction collectées peuvent comprendre la date et l’heure d’ouverture, le nombre d’ouvertures, l’identifiant du destinataire et, en particulier, son adresse e-mail. Artshell peut également collecter des informations sur les liens sélectionnés dans les e-mails au moyen de la technologie de click tracking.

La communication des données nécessaires à la réception de la newsletter est facultative. Le refus ou le retrait du seul consentement au suivi n’empêche pas la réception des communications lorsque la base juridique correspondante demeure applicable.

Les Données de Navigation, les Données de Demande, les Données du Compte et les Données Newsletter sont ci-après conjointement dénommées les « Données ».

Cookies

Le Site utilise des technologies informatiques permettant l’acquisition d’informations au moyen de chaînes de code, appelées « cookies ».

Pour toute information concernant les cookies actifs sur le Site et les traitements de données à caractère personnel correspondants, veuillez consulter la Politique relative aux cookies.

Finalités et base juridique du traitement

Données de Navigation

Les Données de Navigation sont utilisées afin de contrôler le bon fonctionnement du Site, de comprendre, sous une forme anonyme et agrégée, la manière dont le Site est utilisé par les Utilisateurs afin d’en améliorer l’accessibilité et l’attractivité, ainsi que de détecter rapidement d’éventuels problèmes techniques.

Ces traitements reposent juridiquement sur l’intérêt légitime de la Société à améliorer ses services numériques. Cet intérêt est compatible avec les droits et intérêts des personnes concernées dans la mesure où le contrôle du fonctionnement du Site et les données statistiques relatives à son utilisation ne permettent pas une identification directe et où l’amélioration des performances du Site peut raisonnablement être considérée comme étant également dans l’intérêt des Utilisateurs.

Données de Demande

Les Données de Demande sont utilisées afin de répondre aux demandes que les Utilisateurs transmettent à Artshell par l’intermédiaire du formulaire disponible sur le Site. À cette fin, il est nécessaire que les Utilisateurs communiquent leurs données d’identification et de contact, faute de quoi Artshell ne pourra pas répondre à leurs demandes.

Ce traitement repose juridiquement sur la nécessité de prendre, à la demande de l’Utilisateur, des mesures précontractuelles, par exemple afin de répondre à des demandes de renseignements concernant les Services SaaS.

Données du Compte

Les Données du Compte sont utilisées afin de permettre la création d’un compte Utilisateur et l’accès à l’espace réservé au moyen duquel il est possible de bénéficier des Services SaaS Artshell.

Ce traitement repose juridiquement sur la nécessité d’exécuter un contrat auquel l’Utilisateur est partie, à savoir les Conditions générales de licence SaaS.

L’adresse e-mail incluse dans les Données du Compte est également utilisée pour envoyer des informations concernant exclusivement l’état d’avancement et les fonctionnalités opérationnelles des Services SaaS Artshell.

Ce traitement supplémentaire repose juridiquement sur l’intérêt légitime de la Société à informer les Utilisateurs de manière transparente afin de favoriser la bonne exécution de la relation contractuelle. Il est compatible avec les droits et intérêts des personnes concernées dans la mesure où les communications concernent exclusivement les mises à jour et améliorations des Services SaaS Artshell utilisés par l’Utilisateur.

Données Newsletter

Artshell traite les Données Newsletter afin (i) d’envoyer aux Utilisateurs qui en ont fait la demande des newsletters ainsi que des communications informatives ou promotionnelles concernant les services, activités et initiatives de la Société et (ii), lorsque les outils de suivi sont activés, d’analyser les interactions individuelles avec ces communications afin d’en mesurer l’efficacité et d’en améliorer le contenu et la pertinence.

Pour l’envoi de communications promotionnelles aux abonnés, la base juridique est, en règle générale, le consentement de l’Utilisateur, sauf dans les cas spécifiques où un autre fondement prévu par la réglementation trouve à s’appliquer. Pour l’utilisation de pixels de suivi destinés à contrôler les interactions du destinataire individuel, Artshell se fonde, dans les cas ordinaires, sur le consentement préalable de la personne concernée.

Le consentement au suivi dans les e-mails promotionnels peut être recueilli conjointement avec le consentement à l’envoi des communications. L’Utilisateur peut à tout moment retirer son consentement à recevoir les communications ou retirer uniquement son consentement au suivi, tout en continuant à recevoir les e-mails dépourvus de tels pixels. Le retrait du consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement effectué antérieurement.

Destinataires des Données

Les Données peuvent être communiquées à et consultées par des salariés et collaborateurs de la Société dûment instruits quant au traitement des données, ainsi que par des tiers fournissant des services accessoires ou nécessaires aux activités de la Société, notamment en relation avec le développement, la fourniture et la gestion opérationnelle du Site et de l’espace réservé, désignés, lorsque cela est applicable, en qualité de sous-traitants.

Pour la gestion des newsletters et des communications par e-mail, Artshell peut faire appel à des prestataires de services chargés de l’envoi des messages, de la gestion des listes, de l’enregistrement des préférences et, lorsque cela est autorisé, de la mesure des interactions. Les prestataires traitant des données pour le compte d’Artshell agissent sur la base des instructions de la Société et d’accords conclus conformément à l’article 28 du RGPD.

En outre, les Données du Compte peuvent être communiquées à des tiers traitant les données en qualité de responsables du traitement distincts, notamment, à titre d’exemple, des organismes organisateurs de manifestations et foires numériques, associations, espaces à but non lucratif, collections privées, musées, galeries d’art, institutions culturelles, sociétés de services dédiées au secteur de l’art et organisateurs d’événements en ligne, ainsi que tout autre organisme qui, au moyen des Services SaaS de la Plateforme, organise des événements, des expositions ou des manifestations sous forme numérique à des fins commerciales, promotionnelles ou informatives. Il s’agit de sujets qui, par l’intermédiaire des Services SaaS de la Plateforme, ont créé des espaces d’exposition accessibles au moyen de sections de connexion dédiées et après acceptation de leurs propres Conditions générales et politiques de confidentialité.

Lieu du traitement et transfert des Données à l’étranger

Le traitement des Données de l’Utilisateur a lieu au siège de la Société indiqué ci-dessus et les Données sont conservées sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne.

Tout transfert ultérieur de Données vers des pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne et ne garantissant donc pas un niveau de protection adéquat sera effectué uniquement après la mise en place de garanties appropriées, telles que, par exemple, les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, ou lorsqu’une dérogation prévue par la réglementation est applicable, notamment le consentement explicite et éclairé de l’Utilisateur ou la nécessité du transfert pour l’exécution d’un contrat conclu avec l’Utilisateur, d’un contrat conclu dans l’intérêt de l’Utilisateur ou de mesures précontractuelles prises à sa demande.

Modalités du traitement, mesures de sécurité et durée de conservation des Données

Les Données sont traitées aussi bien sous forme papier qu’au moyen d’outils électroniques, informatiques ou automatisés, à l’aide de systèmes garantissant leur protection, leur sécurité et leur confidentialité.

La Société a également adopté des mesures de sécurité logiques, juridiques, organisationnelles et techniques spécifiques et appropriées afin de prévenir la perte des Données, leur utilisation illicite ou non autorisée ainsi que les accès non autorisés.

Les Données de Navigation, qui ne permettent pas l’identification des Utilisateurs selon les modalités de traitement adoptées, ne sont pas conservées pendant plus de 7 jours et sont supprimées après leur agrégation, sauf en cas de nécessité liée à la constatation d’infractions par l’autorité judiciaire compétente.

Les Données de Demande utilisées pour répondre aux demandes des Utilisateurs sont conservées pendant une durée maximale de 12 mois à compter de la réception de la demande.

Les Données du Compte sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et pendant le délai de prescription prévu par la réglementation applicable.

Les données nécessaires à la gestion de l’inscription à la newsletter sont conservées pendant une durée maximale de 24 mois à compter de l’inscription, sauf retrait anticipé du consentement et dans les limites applicables. Les données relatives à l’octroi et au retrait des consentements et des préférences sont conservées pendant 12 mois. À l’issue de cette période, les données sont supprimées ou anonymisées conformément aux procédures adoptées, sous réserve des obligations légales ou des nécessités liées à la protection des droits dans les limites prévues par la réglementation.

Les Données peuvent être conservées pendant des périodes plus longues lorsque cela est nécessaire pour respecter des obligations légales ou assurer la défense en justice des droits de la Société, dans le respect des délais de prescription applicables.

Droits de l’Utilisateur

Les Utilisateurs, en leur qualité de personnes concernées, bénéficient des droits reconnus par le RGPD. En particulier, conformément aux articles 12 à 23 du RGPD, ils ont le droit, dans les conditions prévues par la réglementation, de demander l’accès à leurs données à caractère personnel et aux informations relatives à leur traitement, leur rectification, leur mise à jour, leur effacement et la limitation du traitement. Ils peuvent également s’opposer au traitement et demander la portabilité de leurs données, c’est-à-dire recevoir les données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Les personnes concernées ont le droit de retirer leur consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant son retrait, et d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en Italie le Garante per la protezione dei dati personali.

L’Utilisateur peut à tout moment retirer son consentement à la réception des newsletters et, séparément, demander que les e-mails qui lui seront envoyés ultérieurement ne contiennent pas de pixels destinés au suivi individuel. Les choix peuvent être gérés au moyen du lien figurant au bas de toutes les communications ou en écrivant à privacy@artshell.eu. La désactivation du seul suivi n’entraîne pas la désinscription des communications. Les droits reconnus par le RGPD et la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle restent inchangés.

Les droits indiqués ci-dessus peuvent être exercés à tout moment au moyen d’une simple demande adressée au Responsable du traitement, envoyée par e-mail à privacy@artshell.eu ou par courrier à l’adresse Via Carducci n° 8, 20123 Milan, Italie.

Pour toute information ou précision supplémentaire concernant les droits susmentionnés, il est possible de contacter la Société aux mêmes coordonnées.

La Société pourra modifier la présente politique afin de l’adapter à de futures extensions ou modifications du Site ou de l’application SaaS.

Informations mises à jour le 28 octobre 2026.

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